Privacybeleid IT Live

Dit privacybeleid is van toepassing op het gehele IT Live ecosysteem, inclusief de mobiele applicaties, account.itlive.nl, agent.itlive.nl en alle bijbehorende digitale tools, hosting-services en AI-agenten.

Laatst bijgewerkt: 2026-04-21

1. Identiteit van de onderneming

IT Live is een handelsnaam van Aanbod op Maat.
D-U-N-S® Nummer: 473783386
Telefoon: 085 083 5610
E-mail: info@itlive.nl

2. Gegevens die wij verwerken

Wij verwerken enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren, beveiligen en verbeteren van onze diensten:

• Accountgegevens: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam — voor authenticatie, facturatie en ondersteuning.
• Inhoud die je zelf aanmaakt: Chat-berichten met Sophie, bestanden in je Drive, notities, CRM-contacten, afspraken. Eigendom blijft bij jou.
• Technische data: IP-adres, apparaat-type, app-versie, crash-logs — alleen voor foutopsporing en beveiliging.
• App-gebruik: Welke schermen je opent en knoppen tikt, anoniem geaggregeerd — om de app te verbeteren. Nooit gekoppeld aan een individu zonder jouw toestemming.

3. Gevoelige data die jij vrijwillig invoert

Bepaalde functies laten jou credentials of keys invoeren die bij externe diensten horen waarop jij zelf een account hebt. Voorbeelden:

• API-keys voor AI-providers (alleen voor betalende klanten die hun eigen account willen gebruiken): OpenAI, Anthropic, Google AI, Groq. In de standaardversie wordt alles via onze eigen proxy afgehandeld — je hoeft géén key in te voeren.
• FTP / SFTP credentials: alleen als je IT Live vraagt om je bestaande website te beheren op een eigen hostingpakket.
• SMTP / mailserver gegevens: alleen als je wil dat IT Live mail verstuurt vanuit jouw eigen mailserver.
• Social / ads tokens: alleen wanneer jij expliciet bij een dashboard-integratie kiest om bijvoorbeeld Meta Ads of Google Ads statistieken in te laden.

Hoe wij hiermee omgaan

• Opslag gebeurt versleuteld in onze database (AES-256 at-rest, TLS 1.3 in transit). Keys zijn alleen leesbaar voor het specifieke proces dat de betreffende dienst aanroept — ze worden nooit in logs, backups of support-queries getoond.
• Keys worden uitsluitend gebruikt voor de taak waar jij ze voor opgaf. Wij gebruiken jouw OpenAI key niet om ons eigen platform mee te draaien; wij gebruiken jouw FTP niet om andere bestanden uit te lezen.
• Je kunt elke key op elk moment intrekken of verwijderen via Instellingen → Integraties. Verwijdering is onmiddellijk en definitief.
• Wij verkopen, delen of analyseren deze gegevens niet. Ze verlaten onze infrastructuur enkel richting de externe dienst waarvoor ze bedoeld zijn.

4. Placeholder-beveiliging bij AI-verzoeken

Wanneer je in de chat vraagt om hulp met gevoelige gegevens (zoals wachtwoorden, klantgegevens of facturen) passen wij automatisch placeholder-vervanging toe vóór het verzoek naar de AI gaat:

• Namen worden vervangen door [KLANT_1], e-mails door [EMAIL_1], IBAN/BSN door [ID_1] enzovoort.
• De AI ziet dus nooit echte persoonsgegevens; de oorspronkelijke waarden worden pas lokaal weer teruggezet in het antwoord dat jij ziet.
• Wachtwoorden en API-keys worden nooit in een AI-prompt geplaatst, punt. Zelfs niet als placeholder — ze worden geblokkeerd.

Deze aanpak vermindert het risico dat gevoelige informatie bij een externe AI-provider belandt, en is verplicht bij al onze AI-aanroepen.

5. AI-aanbieders en datatransit

Voor AI-functionaliteit gebruiken wij afhankelijk van het type taak verschillende partners (o.a. voor chat, spraak en beeldherkenning). Wij sturen altijd de minimale benodigde context en nooit meer dan nodig is voor jouw verzoek.

• Standaardversie: alles via IT Live's managed infrastructuur. Jij hoeft niets in te stellen. Data wordt niet gebruikt om AI-modellen op te trainen.
• Premium / bring-your-own-key: jij bent de verwerkingsverantwoordelijke voor wat er naar jouw eigen provider-account gaat. Wij faciliteren alleen het transport.

6. Mobiele app — toestemmingen

De iOS en Android app vraagt alléén om toestemmingen wanneer jij een functie gebruikt die ze nodig heeft. Je kunt elke toestemming intrekken via de instellingen van je telefoon.

• Microfoon: voor spraakopname in de chat (Whisper STT) — audio wordt direct verwerkt en niet opgeslagen.
• Camera: voor foto-upload naar je Drive of CRM — foto's gaan alleen naar jouw eigen Drive.
• Locatie: optioneel, alleen voor functies als "plan meeting op locatie".
• Push-notificaties: voor factuur-updates, ticket-antwoorden en Sophie-reminders. Je kunt dit per categorie uitzetten.
• Face ID / Touch ID: alleen lokaal op je toestel — biometrie verlaat je telefoon nooit.

7. Opslag, hosting en beveiliging

• Alle servers staan binnen de EU (Nederland en Duitsland), AVG/GDPR compliant.
• Versleuteling: TLS 1.3 in transit, AES-256 at rest voor gevoelige velden (keys, wachtwoorden, financiële data).
• Offsite backups: versleuteld, retention 30 dagen, toegankelijk alleen voor geautoriseerde engineers.
• Toegang door IT Live medewerkers wordt gelogd en is beperkt tot operationele noodzaak (support, incident response).
• Penetration tests: jaarlijks door een onafhankelijke partij.

8. Jouw rechten (AVG / GDPR)

Je hebt recht op inzage, correctie, export en verwijdering van jouw gegevens. Vraag het aan via info@itlive.nl — wij reageren binnen 14 dagen. Account verwijderen kan zelf via Instellingen → Account → Verwijderen; alle persoonsgegevens worden binnen 30 dagen definitief gewist (m.u.v. wettelijk verplichte administratie zoals facturen, bewaartermijn 7 jaar).

9. Geen tracking, geen ad-netwerken

De IT Live app bevat geen advertentie-SDK's, geen third-party tracking, geen fingerprinting. We implementeren Apple's AppTrackingTransparency framework niet omdat we simpelweg niet tracken. App-gebruiksstatistieken (welk scherm, hoe vaak) blijven anoniem en op onze eigen servers.

10. Kinderen

IT Live is bedoeld voor zakelijk gebruik door volwassenen. We richten ons niet op kinderen onder de 16. Als een kind per ongeluk een account aanmaakt en we ontdekken dit, verwijderen we het.

11. Wijzigingen

Bij materiële wijzigingen van dit beleid informeren wij je per e-mail en tonen een banner in de app. Vorige versies zijn op te vragen via info@itlive.nl.

12. Contact en toezichthouder

Vragen? info@itlive.nl of +31 85 8002 035.
Niet tevreden? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.